“مفارقة الكفاءة” تعيق الشركات ذات النمو المرتفع (وكيفية كسرها)

النمو السريع هو هدف كل رائد أعمال تقريبًا، ولكن رؤية زيادة إيراداتك ليست سوى نصف الصورة. في حين أنه من الضروري أن تحافظ على صحة مواردك المالية، فإن العديد من الشركات تعاني خلال هذه المرحلة بسبب ما يعرف باسم “مفارقة الكفاءة”.

في مفارقة الكفاءة، تمتلك الشركة ممارسات حالية أو أشخاصًا يسمحون لها بالحفاظ على مستوى دخلها الحالي بمعدل معقول. ومع ذلك، على الرغم من أن هذا الأمر فعال من الناحية المالية، إلا أنه غالبًا ما يتطلب مستويات عمل غير مستدامة من أعضاء الفريق الحاليين، مما يزيد بشكل كبير من خطر الخطأ اليدوي. الإرهاق وغيرها من المشاكل التي ستؤثر سلبًا على أرباحك النهائية على المدى الطويل.

وفيما يلي نظرة فاحصة على ما عليك القيام به لمنع مفارقة الكفاءة من الإضرار بشركتك.

كفاءة التكلفة تأتي بتكلفة

مع نمو عملك، ينمو أيضًا عبء العمل. إذا كنت تبيع منتجات مادية، فإن العدد الأكبر من الطلبات يعني أنه سيلزم المزيد من الساعات لتلبية تلك الطلبات. سواء كان العمل يتضمن تعبئة الطلب فعليًا وإرساله إلى البريد أو إدارة الواجهة الخلفية الإلكترونية المرتبطة بكل طلب، فغالبًا ما تجد الشركات ذات النمو المرتفع أن عبء العمل المتزايد يصبح أكثر من اللازم لفريقها الحالي للتعامل معه.

قد يكون من المغري النظر إلى هذا كجزء من عملية بدء التشغيل. توسيع نطاق العمليات الآن، والتوسع لاحقًا. لقد سمعنا جميعًا رواد الأعمال يتفاخرون بالعمل من 60 إلى 80 ساعة أسبوعيًا (أو حتى أكثر) لبناء أعمالهم. لكن هذا ليس مستدامًا أو صحيًا. تشير مجلة نيوزويك إلى أن 72% من الموظفين الأمريكيين يعانون من إرهاق متوسط ​​إلى مرتفع في العمل، ويُشار إلى أن أعباء العمل الثقيلة هي السبب الرئيسي وراء إجهادهم.

أعباء العمل الثقيلة وساعات العمل الطويلة ليست في صالح أي شخص، بغض النظر عن مدى كفاءتها في استمرار عملك في الوقت الحالي. تم ربط الإرهاق بضعف الذاكرة والتنظيم العاطفي والوظيفة التنفيذية والطاقة البدنية. فهو يؤدي إلى عمل أكثر عرضة للخطأ، وأقل جودة، مع زيادة معدلات الدوران أيضًا.

يمكن أن تتفاقم هذه المشكلات بسرعة بالنسبة لمنظمة تستهدف الكفاءة المالية قبل كل شيء. تشير تقارير غالوب إلى أن 52% من الموظفين الأمريكيين يبحثون عن وظيفة جديدة أو يبحثون عنها بنشاط، وهو مؤشر على مستويات عالية من عدم الرضا في جميع المجالات. ومن غير المستغرب أن يؤدي هذا أيضًا إلى ارتفاع معدلات الدوران الطوعي، الأمر الذي يمكن أن يؤدي بسرعة إلى تآكل النمو المالي.

التغلب على مفارقة الكفاءة

إذا تُركت مفارقة الكفاءة دون رادع، فقد تكون مدمرة لرواد الأعمال. لن تحافظ على مستويات عالية من النمو إذا لم تتمكن من الحفاظ على فريقك الحالي معًا. ومع تراجع قدراتهم في العمل أو مغادرتهم بسبب إرهاقهم بعبء العمل، فإن جودة ما يجب أن تقدمه لعملائك ستنخفض أيضًا. ستؤدي تجارب العملاء السيئة إلى تقويض النمو الذي حققته حتى هذه اللحظة.

ولحسن الحظ، فإن التغلب على مفارقة الكفاءة ليس لغزا كبيرا. في تجربتي الخاصة، وجدت أن الأمر يتعلق عمومًا بالاستثمار في مجالين رئيسيين: التكنولوجيا المناسبة والتوظيف المناسب.

من منظور كفاءة التكلفة، من المرجح أن تكون التكنولوجيا هي الخيار المفضل للعديد من رواد الأعمال، خاصة مع موجة أدوات الذكاء الاصطناعي المصممة لأتمتة المهام المتكررة وتحسين الكفاءة. كلما زاد حجم العمل اليدوي المتكرر الذي يمكنك تحميله على الذكاء الاصطناعي، زاد الوقت المتاح لفريقك الحالي للقيام بالمهام ذات المستوى الأعلى. وهذا يمكن أن يقلل أيضًا من نفقات التشغيل الأخرى.

على سبيل المثال، وجدت الدراسات حول استخدام الذكاء الاصطناعي في الرعاية الصحية أنه يمكن أن يساعد في تقليل التكاليف المرتبطة بتشخيص المرضى بنسبة تصل إلى 52%. يكشف تقرير صادر عن Zentist، وهي منصة لإدارة دورة الإيرادات مدعومة بالذكاء الاصطناعي لممارسات طب الأسنان، أن 58% من مراكز إدارة دورة الإيرادات لطب الأسنان قد اعتمدت أو تخطط لاعتماد الذكاء الاصطناعي، مع التركيز بشكل رئيسي على المهام الإدارية كبيرة الحجم مثل التحقق من أهلية التأمين (67%)، والتعامل مع اتصالات المرضى (57%)، ونشر المدفوعات (43%).

ومع ذلك، تحتاج إلى القيام بالاستثمارات التقنية الصحيحة. إذا لم يكن لديك سير عمل موحد لدمج أدوات الذكاء الاصطناعي الجديدة، فقد ينتهي بك الأمر إلى خلق المزيد من الاحتكاك والعمل المكرر لفريقك. يجب أن يكون لديك الأنظمة والبيانات المناسبة حتى تتمكن من توسيع نطاق النظام والكفاءة بدلاً من العمليات المعطلة.

يمكن أن يكون تعيين موظفين جدد أقل فعالية من حيث التكلفة، ولكن ليس من الضروري أن يكون كذلك. لقد عملت في كثير من الأحيان مع موظفين مستقلين وموظفين بدوام جزئي لتلبية الاحتياجات مع تطور أعمالي. وهذا يسمح بمرونة أكبر في التوظيف، خاصة عندما لا يتطلب عبء العمل المتزايد موظفًا إضافيًا بدوام كامل. يمكنك توظيف موظفين مستقلين إضافيين حسب الحاجة، أو نقل شخص ما إلى وظيفة بدوام كامل عند الحاجة.

في حين أن التعيينات الإضافية تقلل من كفاءة التكلفة على المدى القصير، إلا أنها يمكن أن تزيد الإنتاجية من خلال جعل عبء عمل فريقك الحالي أكثر قابلية للإدارة. كما هو الحال مع الأدوات التقنية، يمكن للموظفين المناسبين أيضًا منح فريقك الحالي مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام ذات المستوى الأعلى التي تزيد من الربحية.

إيجاد التوازن الصحيح

يمكن أن يشكل التغلب على مفارقة الكفاءة تحديًا، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى أنه ليس علمًا دقيقًا. ما نجح في عملي ليس بالضرورة ما سينجح في عملك. قد تحتاج إلى أدوات أو عمليات مختلفة لتبسيط سير عملك. قد تحتاج إلى توظيف المزيد من الأشخاص.

الأمر الأكثر أهمية هو أن تفكر دائمًا في كيفية تأثير معدل النمو المرتفع الحالي على الأشخاص الأكثر أهمية: فريقك الحالي. إنهم هم الذين ساعدوك في الوصول إلى مستواك الحالي، وعليك التأكد من أنه لا يزال لديك بيئة يمكنهم من خلالها النجاح.

ومن خلال إيجاد التوازن الصحيح بين كفاءة التكلفة والاحتياجات التشغيلية، ستتمكن من إعداد فريقك – وعملك ككل – لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

النمو السريع هو هدف كل رائد أعمال تقريبًا، ولكن رؤية زيادة إيراداتك ليست سوى نصف الصورة. في حين أنه من الضروري أن تحافظ على صحة مواردك المالية، فإن العديد من الشركات تعاني خلال هذه المرحلة بسبب ما يعرف باسم “مفارقة الكفاءة”.

في مفارقة الكفاءة، تمتلك الشركة ممارسات حالية أو أشخاصًا يسمحون لها بالحفاظ على مستوى دخلها الحالي بمعدل معقول. ومع ذلك، على الرغم من أن هذا الأمر فعال من الناحية المالية، إلا أنه غالبًا ما يتطلب مستويات عمل غير مستدامة من أعضاء الفريق الحاليين، مما يزيد بشكل كبير من خطر الخطأ اليدوي. الإرهاق وغيرها من المشاكل التي ستؤثر سلبًا على أرباحك النهائية على المدى الطويل.

وفيما يلي نظرة فاحصة على ما عليك القيام به لمنع مفارقة الكفاءة من الإضرار بشركتك.